In questo articolo, affrontiamo il tema della convocazione dell’assemblea dei soci di un’associazione. Saranno forniti riferimenti normativi tratti dal Codice Civile, che indicano le linee guida per questo importante evento.

Come fare la convocazione dell’assemblea dei soci della tua associazione. Procedure, casi pratici e linee guida per un’assemblea senza problemi.

Le disposizioni di legge riguardanti la convocazione dell’assemblea dei soci di un’associazione sono stabilite nel Codice Civile, nel capitolo II all’articolo 20. Questo articolo costituisce il riferimento principale per l’organizzazione di un’assemblea dei soci.

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Quali sono le procedure per la Convocazione dell’Assemblea dei soci?

L’assemblea dei soci deve essere convocata dagli amministratori, in conformità alle seguenti disposizioni:

• Approvazione annuale del bilancio:
• Gli amministratori devono convocare l’assemblea almeno una volta all’anno, in concomitanza con l’approvazione del bilancio.
• Convocazione su richiesta di almeno 1/10 dei soci:

L’assemblea può essere convocata anche quando almeno il 10% dei soci esprime esplicitamente tale richiesta.

È compito del presidente formalizzare tale adempimento, occupandosi della comunicazione contestuale ai soci. La comunicazione può avvenire tramite diversi canali, come raccomandata, posta elettronica certificata (PEC), fax o altri mezzi, sempre rispettando le tempistiche previste dallo statuto sociale, che generalmente richiedono un preavviso di almeno 15 giorni.

Quali sono le informazioni che devono sempre essere contenute nella convocazione dell’Assemblea dei soci?

La convocazione inviata ai soci deve obbligatoriamente includere i seguenti elementi:

• Ordine del giorno: Deve essere chiaramente specificato l’elenco degli argomenti da trattare durante l’assemblea.
• Data e Ora dell’assemblea: Dovranno essere indicati il giorno e l’orario in cui si terrà l’assemblea.
• Luogo della riunione: Deve essere indicato il luogo fisico in cui si svolgerà l’assemblea.

É possibile fornire anche una possibile data per una seconda convocazione, nel caso in cui non si raggiunga il numero minimo di partecipanti per la prima convocazione.

Casi Comuni nell’Ordine del Giorno di un’Assemblea dei Soci

Durante il corso delle attività di un’associazione, possono sorgere diverse situazioni che richiedono la convocazione dell’Assemblea dei Soci. Questo organo è chiamato a prendere decisioni importanti per l’associazione. Di seguito elenchiamo alcuni casi tipici che richiedono l’intervento dell’assemblea:

• Approvazione del Bilancio/Rendiconto di Esercizio: L’assemblea viene convocata per deliberare sull’approvazione del bilancio o del rendiconto di esercizio dell’associazione.
• Modifica dello Statuto: L’assemblea si riunisce per discutere e deliberare eventuali modifiche allo statuto dell’associazione.
• Nomina del Consiglio Direttivo: La convocazione dell’assemblea è necessaria per eleggere o nominare i membri del consiglio direttivo dell’associazione.

N.B. L’assemblea può essere convocata in modalità ordinaria o straordinaria, a seconda delle circostanze. Vediamo qui di seguito quali sono le differenze e quando viene adottata ciascuna modalità.

Convocazione dell’Assemblea tramite E-mail.

In passato, alcuni statuti associativi prevedevano la convocazione dell’assemblea mediante raccomandata con avviso di ricevimento, poiché non era ancora diffusa l’uso della Posta Elettronica Certificata (PEC). Tuttavia, oggi, si tende a privilegiare l’uso della posta elettronica e, inoltre, l’Agenzia delle Entrate ha riconosciuto la validità della convocazione via e-mail semplice.

Un Modello Pronto all’Uso per la Convocazione dell’Assemblea dei Soci.

Affinché la convocazione dell’assemblea dei soci sia legittima, devono essere rispettate alcune disposizioni fondamentali. È necessario adottare le giuste decisioni affinché l’assemblea sia valida e autorizzata a prendere decisioni.

Alcuni punti da considerare includono:

• Verificare il preavviso richiesto per la convocazione dell’assemblea, come specificato nello Statuto Sociale dell’associazione.
• Stabilire le modalità di convocazione, che possono includere l’invio di e-mail, PEC o raccomandata.
• Preparare un modello di delega per consentire ai soci che non possono partecipare di esercitare il loro diritto di voto.
• Tenere un registro delle presenze dei soci durante la riunione utilizzando un’apposita scheda presenze.
• Redigere un verbale dell’assemblea, che verrà poi inserito nel Libro delle Adunanze dell’associazione.

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