Un’Associazione che volesse organizzare un evento, magari in concomitanza con la festa di Halloween, deve tenere conto di diversi aspetti e procedure necessari per la miglior riuscita dell’iniziativa.

Fino ad una ventina di anni fa gli organizzatori, prima di realizzare una manifestazione, chiedevano licenza o autorizzazione al Comune, all’Ausl e agli altri enti competenti. È cosa nota che attualmente la comunicazione preventiva dell’organizzatore al Comune avviene tramite domanda di autorizzazione al Sindaco ed eventuale compilazione della SCIA (segnalazione certificata).

La SCIA non è altro che un modulo articolato in forma plurifunzionale che l’organizzatore deve consegnare al SUAP (sportello unico attività produttive) prima dell’inizio dell’attività. Il SUAP è l’ufficio comunale, sostitutivo del vecchio ufficio annona, che funge da punto di contatto fondamentale tra imprese e istituzioni pubbliche per tutte le pratiche relative all’apertura e alla gestione aziendale.

Alcuni SUAP hanno orari di apertura telefonica, altri privilegiano le richieste via e-mail, certamente è questo lo sportello da cui attingere le informazioni, anche perché ogni Comune ha le sue regole, i suoi modelli, le sue prassi, che vengono aggiornate abbastanza frequentemente, quindi prima di partire con l’organizzazione bisogna sempre verificare che i modelli utilizzati l’anno precedente siano ancora validi.

Alcuni consigli pratici che abbiamo scelto di “regalare” a tutte le associazioni che si accingono (magari sfruttando proprio l’imminente festa di Halloween) ad organizzare pre la prima volta una festa:

Passibile di diversa interpretazione è la tipologia di manifestazione che richiede obbligatoriamente la domanda di autorizzazione o l’espletamento della SCIA. Prevale la tesi che debba essere “segnalata” la manifestazione durante la quale l’ente di Terzo Settore svolga o faccia svolgere attività economiche, cioè incassi denaro a fronte di corrispettivi. È certo che richieda la SCIA qualunque manifestazione, anche occasionale, che preveda la somministrazione di alimenti e bevande, la mescita di pasti o la vendita di generi alimentari; idem le attività di spettacolo o con spettacoli, nonché i centri estivi, le fiere, le sagre.

Non è invece così chiaro, quindi si può trovare diversamente regolato nei vari Comuni, se richiedano SCIA singoli banchetti per le raccolte pubbliche di fondi tramite vendita di beni (non alimentari) di modico valore (secondo alcuni, qui basta l’occupazione di suolo pubblico).

Certamente non richiede domanda al Sindaco né SCIA l’organizzazione di manifestazioni pubbliche strettamente inerenti gli scopi istituzionali dell’ETS organizzatore, senza incasso di denaro (la presentazione di un libro o un convegno in una sala pubblica).

Per fugare ogni dubbio, il primo contatto con il SUAP o l’URP del Comune di competenza (che è quello dove si svolge l’iniziativa, non quello della sede legale dell’organizzatore) deve avere ad oggetto la verifica del fatto che quella specifica manifestazione o attività debba obbligatoriamente essere preceduta da una domanda al Sindaco eventualmente con segnalazione certificata di qualche attività economica.

La norma prevede che la SCIA debba pervenire all’ente di competenza prima dell’inizio della manifestazione, ma non impone un termine previo. In realtà, visto i numerosi intoppi che possono verificarsi nella presentazione, specie se per via telematica, e le altrettante numerose eccezioni che possono sollevate dagli uffici competenti, è fortemente consigliabile perfezionare la SCIA in notevole anticipo rispetto all’inaugurazione della manifestazione.

Compilare la SCIA, soprattutto nei casi in cui sia obbligatorio l’uso della piattaforma telematica, non è semplicissimo. Nel caso di uso della piattaforma telematica, l’ente richiedente deve obbligatoriamente essere dotato di PEC e il firmatario di firma elettronica. Diciamo che una persona dotata di buone competenze informatiche non avrà grossi problemi, gli altri si pongano la domanda se non è meglio, per le prime volte, farsi assistere da un intermediario.