Il ruolo del segretario sportivo all’interno di un’associazione sportiva dilettantistica (ASD) o di un’entità sportiva è cruciale per il funzionamento efficace dell’organizzazione.

Compiti e mansioni del segretario sportivo all’interno di un’associazione sportiva o di una ASD.

La figura del segretario sportivo ha il compito di assicurare la gestione ordinata di tutta una serie di operazioni essenziali. Tra i suoi doveri principali rientrano:

• Gestione Iscrizioni: il segretario sportivo si occupa dell’iscrizione dei membri, della verifica delle documentazioni necessarie per la loro ammissione e del controllo sulla validità delle loro tessere.h
• Documentazione: ha il compito di creare e aggiornare documenti cruciali quali statuti, regolamenti interni, verbali di riunioni del consiglio direttivo e altri documenti ufficiali.
• Rappresentanza Esterna: agisce come rappresentante dell’associazione nelle interazioni con enti esterni, incluse autorità sportive e altre società sportive, gestendo richieste e reclami legati all’attività sportiva.
• Gestione Finanziaria: mantiene i registri contabili e monitora la situazione finanziaria dell’organizzazione, fornendo report regolari al consiglio direttivo e ai membri.
• Organizzazione Eventi: partecipa all’organizzazione di eventi sportivi, gestendo gli aspetti logistici e amministrativi correlati.

Strumenti di lavoro del segretario sportivo

Per migliorare l’efficienza e ridurre il carico di lavoro del segretario, possono essere impiegati gestionali software specifici come AssoFacile, il software più utilizzato in Italia dalle associazioni sportive. Questa piattaforma online automatizza la gestione dei membri, la validità delle tessere, le finanze dell’associazione, l’organizzazione degli eventi sportivi, i pagamenti la stipula dei contratti di collaborazione sportiva, consentendo al segretario di concentrarsi su incarichi più strategici.

Pagamenti online con AssoFacile.

AssoFacile offre inoltre funzionalità avanzate come la gestione dei pagamenti online. Questo facilita il controllo dei pagamenti dei membri, la gestione delle fatture e altre operazioni, attraverso una piattaforma sicura e affidabile. AssoFacile è un’ottima soluzione per i segretari che mirano a gestire l’organizzazione in maniera più efficiente e semplificata.

Funzioni AssoFacile per associazioni e società sportive.

Nell’ambito amministrativo, la gestione organizzativa e la facilitazione dei processi sono fondamentali per il funzionamento efficiente di qualsiasi entità. AssoFacile incorpora accessi multiutente che possono variare dall’amministratore alla segreteria, dalla tesoreria ai soci, fino agli istruttori, garantendo una segmentazione del lavoro e una sicurezza dei dati. Inoltre, il sistema permette di creare anagrafiche illimitate che includono tesserati, soci, fornitori, sponsor e istruttori, arricchendo così il database con informazioni vitali. La gestione delle tipologie e dei ruoli dei soci, insieme alla gestione dei soci minorenni, offre una strutturazione personalizzata delle relazioni all’interno dell’organizzazione.

Iscrizione online dei soci con AssoFacile.

L’iscrizione online dei soci rende il processo di adesione più accessibile e efficiente, mentre i campi personalizzati nelle anagrafiche e il monitoraggio delle scadenze assicurano un flusso costante di informazioni aggiornate e pertinenti. L’esportazione e l’importazione massiva in Excel, la stampa di tessere con QR code e il client di posta per l’invio di email migliorano ulteriormente l’efficienza amministrativa. L’adozione di un protocollo per l’ingresso e l’uscita, l’invio massivo di SMS, la gestione di tessere e quote, la creazione e l’archiviazione di libri sociali, le riunioni e convocazioni automatiche, il monitoraggio dei locali in concessione, la gestione di magazzini e prestiti, un calendario condiviso e uno spazio per l’archiviazione di file completano il quadro di una gestione amministrativa robusta e versatile.

Contabilità aggiornata per agevolare il lavoro di direttivo e segretario sportivo

Nell’area della contabilità associaizoni sportive, l’aggiornamento degli schemi di bilancio e la personalizzazione delle voci di bilancio forniscono un controllo finanziario mirato e adattabile. La gestione di fatture e ricevute, inclusa la novità delle fatture elettroniche, insieme alla definizione di centri di costo e ricavo, lo scadenzario, il registro dei corrispettivi, il calcolo dell’IVA trimestrale, la gestione della Legge 398 e dei conti cassa, banca e carte, oltre alla prima nota libera, sono tutti elementi chiave per una gestione finanziaria efficace.

Per la gestione degli eventi, il sistema include un approccio professionale in 18 fasi, dal controllo del budget alla contabilità degli eventi, dalla verifica delle autorizzazioni all’invio di lettere, alla gestione dei budget dei piani media, alla creazione automatica di preventivi e bilanci per singolo evento, fino alla creazione e gestione dello staff, del copione e del progetto dell’evento.

La gestione delle attività e dei corsi copre aspetti come la gestione delle quote e delle tessere, il calendario, l’accesso degli istruttori, la gestione delle presenze e la creazione di rendiconti. A ciò si aggiungono opzioni di personalizzazione, l’eliminazione dei riferimenti ad AssoFacile nelle email, l’accesso all’area formazione di AssoFacile e una serie di funzionalità per la conformità al GDPR, tra cui la creazione di verbali di nomina precompilati, check-list, registri dei trattamenti, guide per la creazione di trattamenti infiniti, la verifica del rischio Data Breach, la gestione degli asset e la generazione di informative.

Assistenza clienti sempre gratuita

L’assistenza clienti è garantita tramite live chat, email, tutorial, manuale d’uso, assistenza telefonica e WhatsApp e assistenza prioritaria. Per la sicurezza, il sistema offre backup giornaliero, protezione SSL, server in Italia, aggiornamenti continui, rispetto della privacy e accesso tramite app per Android e iOS. Infine, la novità di un plugin WordPress e l’accesso per commercialisti offrono soluzioni specifiche per diverse esigenze professionali.