Avete appena costituito la vostra associazione e vi state interrogando su come compilare il libro soci associazione? Bene, cerchiamo di procedere con ordine e di darvi tutte le informazioni necessarie a gestire correttamente i libri soci di un’associazione.

Breve guida per compilare correttamente il libro soci: che cosa è, a cosa serve e perché si compila!

I Libri soci sono dei documenti (libri sociali) obbligatori che ogni associazione deve redigere e conservare con cura. Fra i libri associativi troviamo:

  • il Libro dei Verbali del Consiglio Direttivo:
  • i Verbali dell’Assemblea dei Soci;
  • il Libro Soci vero e proprio.

Questi sono i libri sociali standard, quelli che tutte le associazioni dovrebbero redigere e conservare. Attenzione però, perché a seconda della tipologia dell’associazione, o meglio dei dettami indicati dallo statuto dell’associazione possono essere previsti ulteriori libri associativi, come (ad esempio ndr) il libro del Collegio Sindacale.

Come gestire i libri sociali?

I libri sociali non sono sempre soggetti a obbligo di autenticazione. L’obbligo di vidimazione infatti non è previsto dalla Legge per le Associazioni Sportive, le Associazioni Culturali o di Promozione Sociale e per gli Enti del Terzo Settore. Queste associazioni per essere in regola, semplicemente, devono tenere nota di eventi e dati su un libro documento in carta libera sottoscritto da Presidente dell’Assemblea (Consiglio) e dal Segretario.

Tutte le altre tipologie di associazioni devono invece sottoporre i propri libri sociali a una autenticazione che può essere svolta solo da un pubblico ufficiale.

Libro soci associazione: che cosa è, perché conviene redigerlo con attenzione?

Il libro soci è senza dubbio tra i documenti associativi più importanti, attraverso il quale un associazione può gestire democraticamente la vita interna e i rapporti di un’associazione. L’utilità di un libro soci è da rintracciarsi, essenzialmente, nella possibilità di essere utilizzato per dimostrare verso terzi la correttezza della vita associativa. Agenzia delle Entrate, Guardia di Finanza, Siae, sono tutti soggetti che possono visionare il libro soci per ottenere informazioni sui soci.

Importanza del libro soci

Il Registro dei soci è uno strumento prezioso per evidenziare l’attività associativa, sia per mostrare a terzi (Agenzia delle Entrate, Guardia di Finanza, SIAE, ecc.) chi è realmente un membro e chi non lo è, sia per la regolamentazione interna dei poteri. Pensiamo, ad esempio, alle occasioni in cui si organizzano feste riservate ai soli membri, in caso di ispezione sarebbe necessario dimostrare ai revisori la regolarità dell’adesione del Socio.

Di norma, lo stabilisce lo statuto, l’approvazione dell’adesione del nuovo membro è affidata al Consiglio Direttivo che, durante la riunione, può accettare o respingere la domanda del nuovo membro. Pertanto, la procedura deve seguire alcuni passaggi obbligatori che descriveremo successivamente nelle 3 regole fondamentali da rispettare.

ATTENZIONE!!! Il Libro Soci deve essere sempre mantenuto aggiornato, datato e deve corrispondere al vero.

Un esempio che spesso viene utilizzato è quello di una festa per soli soci. In caso di controllo, il libro soci è lo strumento che permette ai controllori d’individuare facilmente chi ha diritto di partecipare all’evento e chi invece no.

Passaggi Chiave per compilare il Libro Soci.

  • Il Socio deve presentare una Richiesta di Iscrizione
  • Il Consiglio Direttivo ha il compito di esaminare e accogliere o respingere la richiesta di iscrizione del Socio;
  • I dettagli del socio devono essere prontamente trascritti nel Registro dei soci (Nome, Cognome, Ruolo, Data di nascita, Residenza, Data di iscrizione, Puntualità nel pagamento delle quote, ecc.).
  • Il Registro dei soci deve essere mantenuto aggiornato, preciso e conservato (datato) presso l’Associazione.

Considerando che la maggior parte di queste regole sono comuni a tutte le Associazioni, è sempre consigliabile consultare il proprio Statuto per verificare la procedura di accettazione/rifiuto del Socio e i relativi diritti/doveri che gli spettano.

Penali per la Mancata Gestione del Registro dei soci

Le organizzazioni devono dimostrare che la vita associativa è basata su principi di democrazia e non è temporanea con lo scopo di usufruire occasionalmente di certi servizi (Sentenza CTP di Pisa n. 8/2011, secondo cui “la formale adesione all’associazione e la apparente regolarità statutaria non è di per sé sufficiente per l’accesso al regime fiscale preferenziale”).

Nel caso in cui venga verificata e riscontrata l’assenza di “vita associativa”, l’Agenzia delle Entrate procederà a rifiutare e a controllare i guadagni denominati “ricavi istituzionali” e sottoporrà gli stessi a tassazione ordinaria. In una recente esposizione dell’Agenzia delle Entrate, è stato illustrato un caso di un’Associazione da cui è stato recuperato un reddito imponibile di 120.000 Euro per un anno e 150.000 Euro per l’anno successivo.