I libri contabili di un’associazione: i libri contabili istituzionali

I libri contabili di un’associazione. Libri contabili istituzionale e libri contabili fiscali. Differenze e informazioni per dirigenti di associazioni

L’organizzazione no-profit, quando assume le caratteristiche di un’entità giuridicamente individuabile (autonomia patrimoniale, decisionale, statutaria, ecc. – possesso di codice fiscale) come può essere un’associazione di volontariato, deve tenere i libri sociali e i libri contabili.

Per tali registri, in generale, non esiste l’obbligo bensì la mera facoltà della preventiva vidimazione (presso un notaio o presso la CCIAA). Questa formalità, pur non necessaria, può comunque risultare opportuna in quanto accerta il numero delle pagine di ogni libro garantendone la loro insostituibilità, e può contribuire ad attribuire maggior forza probatoria a quanto riportato sui registri stessi.

Se l’ente esercita anche una attività commerciale, potrà risultare necessaria la bollatura di solo alcuni dei libri contabili obbligatori, in relazione al regime d’imposta prescelto.

I Libri contabili di un’associazione si distinguono in:

• 1. libri contabili istituzionali;
• 2. libri contabili fiscali.

Libri contabili Istituzionali

Normalmente l’ente gestisce risorse finanziarie a vario titolo, per cui la prudenza e il bisogno di essere trasparenti verso i soci consigliano di tenere una ordinata contabilità, da una semplice “prima nota cassa” ad un giornale in partita doppia.

La tenuta di una contabilità sistematica e cronologica, inoltre, pur non essendo prevista normativamente (a differenza delle società commerciali) risulta praticamente necessaria per poter redigere un rendiconto affidabile di fine esercizio.

Ogni contabilità ordinata si basa su tre presupposti:

• presenza dei documenti giustificativi delle spese (fatture, ricevute, scontrini, ecc.)
• gestione finanziaria fatta prevalentemente tramite cassa o c/c bancario/postale (per il controllo dei movimenti finanziari)
• attribuzione della sua tenuta ad un responsabile (Presidente o Tesoriere).

Dai documenti e dalla contabilità si traggono gli elementi per la redazione del bilancio o rendiconto annuale.

Si sottolinea che il bilancio, le scritture contabili e la relativa documentazione vanno conservati fino allo scadere dei termini di accertamento previsti dalle norme fiscali, indipendentemente dall’esercizio o meno di attività commerciali. Questo perchè il fisco può sempre contestare le attività svolte dall’associazione e può considerare imponibili (ad esempio ai fini IRAP) o soggetti a ritenuta d’acconto importi esposti in bilancio per i quali l’ente pensava di non avere alcun obbligo fiscale.

Se, peraltro, sussistono controversie (o rischi di controversie potenziali) di diversa natura (fiscale, amministrativa, contrattuale, ecc.) sarà necessario conservare la relativa documentazione probatoria per il periodo di tempo necessario.

I termini di conservazione sono di 10 anni ai fini civilistici e di 5 anni ai fini fiscali, salva l’insorgenza di accertamenti e di relativo contenzioso.

Come libro contabile di solito si utilizza un REGISTRO DI PRIMA NOTA o un GIORNALE MASTRO.

I dati registrati in questo libro serviranno per la redazione del bilancio annuale (in alternativa si può utilizzare un programma di contabilità di tipo aziendale installato su un computer):

• a. Bilancio economico/patrimoniale (presuppone una contabilità in partita doppia);
• b. Rendiconto finanziario (presuppone una contabilità di prima nota cassa/banca).

Quale sistema/libro contabile è consigliabile scegliere?

Se questo libro verrà tenuto a mano si suggerisce, per semplicità, di registrare le operazioni in corso d’anno con il criterio di CASSA, cioè nel momento in cui vi è l’effettivo movimento di denaro.

In presenza di un amministratore esperto in materia contabile si potrà utilizzare il criterio di COMPETENZA (tecnica della partita doppia), come avviene per i bilanci aziendali, con rilevazione delle operazioni nel momento in cui esse sorgono.

Si sottolinea, infine, che per quelle associazioni (O.d.V., ONLUS) che usufruiscono della normativa “Più dai meno versi” (Legge 14/05/2005 n. 80, art. 14), può rendersi necessario adottare una contabilità ordinaria, al fine di accedere ai maggiori importi deducibili previsti dalla stessa normativa.